Cum gestionezi ceva ce nu ai niciodata: timpul?

Una dintre temele principale pe care le discut cu toti clientii mei este managementul timpului. Si cand zic toti, ma refer chiar la toti. Tocmai aceasta totalitate m-a provocat sa reflectez la subiect.

De cele mai multe ori dezvoltarea competentei de gestionare a timpului este inclusa in „pachetul de baza”. Undeva la inceputul dezvoltarii, fie ea profesionala, fie personala, bifam un curs de time management. Mai intensiv, mai extins, in functie de nevoie, dar cu siguranta la inceput, el facand parte din cursurile „de baza”.

Se presupune ca, odata cu maturitatea personala sau profesionala, abilitatea de a ne gestiona timpul este dobandita si stapanita confortabil. Si atunci, cum se face ca toti cei cu care vorbesc, juniori sau seniori, ajung invariabil sa spuna „nu am timp… trebuie neaparat sa invat sa-mi gestionez timpul mai bine”?

Am ajuns treptat la concluzia ca managementul timpului este o iluzie.

Managementul presupune, printre altele, control. Putem deci, gestiona resurse care se afla in controlul nostru. Insa timpul nu ne apartine in nici un fel. Filosofic vorbind, timpul nici nu exista, este doar o unitate de masura umana, o interpretare a unor cicluri universale asupra carora nu avem nici un fel de control. Timpul curge… vine, pleaca, iar noi ne regasim in diversele lui momente.

Si atunci cum am putea gestiona ceva ce nu controlam, o resursa pe care nu o putem inmulti, reduce, concentra, relaxa, o resursa pe care de fapt nu o avem? Propunerea mea este sa pornim de la realitate si sa gasim solutii concrete.

In Journal of Consumer Research am citit o cercetare din care reiese faptul ca majoritatea oamenilor se concentreaza pe ceea ce e urgent si nu pe ceea ce este important. Practic, rezultatul cercetarii valideaza ceva ce toti stim sau simtim. Doar ca, de cele mai multe ori, credem ca nu ni se aplica.

Ce am facut saptamana trecuta?

Poate nu ti se aplica, dar te rog reflecteaza cateva clipe la propriile actiuni. Aminteste-ti ce ai facut saptamana trecuta sau  luna trecuta? Uneori nu reusim sa ne amintim ce am facut ieri, desi stim sigur ca am fost foarte ocupati. Mai ales cand a fost una din acele zile in care nu s-a intamplat nimic deosebit, nimic memorabil, doar am avut foarte multa treaba. Ce treaba? Ce ai facut in fiecare ora a fiecarei zile? Si cat de multa relevanta au avut actiunile tale in raport cu obiectivele importante pentru tine?

Daca nu stii care sunt obiectivele importante pentru tine… poate ar trebui sa vorbim :). Dar hai sa continuam, presupunand ca ne sunt clare obiectivele.

Acele obiective importante pe care le spunem mereu cand avem ocazia, obiective ce tin de relatia cu cei dragi, de copii, de prieteni, de cartile pe care am vrea sa le citim, de locurile pe care am vrea sa le vedem, de lucrurile pe care am vrea sa le invatam, de cartea pe care am vrea sa o scriem, de proiectul pe care am vrea sa-l incepem, de fundatia pe care am vrea sa o sustinem…

Cei mai multi dintre noi, gasim cu greu printre lucrurile marunte, facute in fiecare zi, energia pentru a depunde un efort dedicat pentru indeplinirea acestor obiective. Iar asta se intampla cand alegem sa impartim timp catre task-uri si nu task-uri catre timp. Cei mai multi dintre noi fac managementul timpului si nu managementul obiectivelor. Iar cand vorbim de timp, vorbim in termeni de urgenta. Doar atunci cand mutam discutia in domensiunea obiectivelor, important devine criteriul principal.

Cand impartim timp catre task-uri, urgenta primeaza, prin urmare activitatile urgente sunt cele care iau locul activitatilor importante, Curatarea mailului devine un task permanent, livrarea sau obtinerea unei informatii, catre sau de la un coleg, devine o chestiune pentru care ne oprim din tot ceea ce facem, participarea la o intalnire e obligatorie… pentru ca toata lumea va fi acolo si cine stie ce se discuta… a, si sa nu mai zic ca azi neaparat trebuie sa duc masina la spalat.

Sugestia mea este sa renunti la managementul timpului si sa te concentrezi pe managementul obiectivelor. Atunci cand iti planifici agenda, porneste de la lista obiectivelor cele mai importante, aloca timp suficient pentru ele, segmenteaza-le pentru a-ti fi mai usor, pregateste-te pentru angoasele si fricile care te vor cuprinde in momentele in care acestea par sa nu iasa si, desigur, pregateste-te pentru momentele in care le vei duce la bun sfarsit. Aseaza-le in agenda anuala, lunara, saptamanala, zilnica, in ordinea importantei pentru tine si pastreaza un timp limitat pentru „altele”.

Iar la final… verifica. Intreaba-te zilnic, ce am facut azi? Dar ieri? Dar saptamana trecuta?

Daca esti in cautarea altor intrebari sau resurse, da-mi un semn si hai sa planificam o prima intalnire.